玉委【2022】45号|关于印发《玉山镇镇村档案工作办法（试行）》的通知

玉委〔2022〕45号

关于印发《玉山镇镇村档案工作办法（试行）》的通知

各村、镇机关各部门：

现将《玉山镇镇村档案工作办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。

中共玉山镇委员会  玉山镇人民政府 

 2022年7月10日         

玉山镇镇村档案工作办法（试行）

第一章  总  则

第一条  为加强镇村档案工作，推进镇村档案工作法治化、规范化、科学化、数字化，根据《中华人民共和国档案法》《乡镇档案工作办法》《村级档案管理办法》及有关法律法规，结合我镇工作实际，制定本办法。 

第二条  镇村档案是指镇党委、政府、人大、群团组织、各企事业单位、各村党支部、村委会、村集体经济组织及配套组织在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 

第三条  镇党委、政府对档案工作集中统一领导，把档案工作纳入工作计划和镇机关各条线、各村职责范围，切实解决档案保存场所、设施设备、人员等实际问题。 

镇村档案工作所需经费列入镇财政预算。

第二章 机构、人员及其职责

第四条  镇党委、政府是档案工作的责任主体，镇党委书记是第一责任人。建立玉山镇镇村档案工作领导小组，由镇党委副书记任组长，分管党政办、农业农村、三资管理、村镇建设等领导任副组长，相关干部为成员，建立档案工作协调机制，处理镇村档案工作重要事项。 

第五条  确定镇党政办为镇档案工作部门，统筹本镇镇村档案工作，其职责包括： 

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度； 

（二）对镇村档案材料的收集、整理、归档等工作进行指导和监督； 

（三）组织编制镇机关文件材料归档范围和保管期限表，审批村级文件材料归档范围和保管期限表，需报上级批准的按要求报批。

（四）集中管理镇村档案并提供利用，按照规定向县档案馆移交档案； 

（五）加强档案信息化、数字化建设； 

（六）开展档案宣传、培训，做好档案统计等工作； 

（七）掌握本行政区域档案工作情况，维护档案安全。 

第六条  镇党委、政府应当配齐配强档案人员队伍，明确职责分工，确定镇党政办1-2人为综合档案员，其中正式在编人员至少1名。

第七条  镇综合档案员负责严格执行镇村档案工作规章制度并督促检查、落实；维护本单位档案的齐全与安全，定期检查和做好档案库房“九防”等工作，严守国家秘密；督促各条线、各村及时送交归档的文件材料；对档案的接收、整理、分类、立卷、登记、保管、利用等工作，做到手续完备 ；做好档案的借阅和利用效果登记工作。

第八条  组织员、宣传干事、统战干事、人大干事、财政总会计、规划员、国土员、林技员、文化员、农经员、民政助理员、工会干事、团委书记、妇联主席等为条线兼职档案员，负责本条线各种文件材料的收集、登记、移交工作。档案资料不完备的要随时补正，确保档案资料齐全、内容完整。

未列明的条线领域的档案工作由具体负责或经手该条线领域工作的人员负责。  

第九条  各村党支部书记为村级档案工作第一责任人，党支部副书记为档案工作分管负责人，整合山城办事员或村会计等岗位设立村档案员岗位，具体负责本村档案的收集、管理、移交和提供利用等工作。镇党委、政府为各村明确1名年轻联村干部为档案工作指导员，负责指导相关工作。

第十条  镇村档案人员应当政治可靠、忠于职守，具备做好档案工作所需要的知识与技能，并保持相对稳定。 

档案人员调离岗位或调整分工的，应当在离岗前新老档案员双方共同清查档案库房、核对档案清册无误后，在镇村档案工作领导小组组长见证监督下在交接文据上签字。

第三章 档案保管场所和设施设备

第十一条  镇党委、政府应当设置适宜档案安全保护和利用的档案库房。必要时可设立镇档案馆。 

第十二条  档案库房内镇机关档案、各村档案应当分区存放，明显标识予以区分。

第十三条  档案库房应当设置在安全、保密、通风等条件较好的场所。 

档案库房应当按照防火、防盗、防水（潮）、防光、防尘、防磁、防高温、防有害生物等要求，配备保障档案安全所需的设施设备。 

档案柜架、档案盒等装具应当符合国家规定。

第十四条  镇档案工作部门应当加强档案库房管理，定期检查档案设施设备运行状况，发现问题及时采取措施。 

第四章 文件材料收集和归档

第十五条  镇机关、各村形成的文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和记录方式。

归档的文件材料应当为原件，且真实、准确、齐全、完整。

第十六条  镇档案工作部门应当编制镇村文件材料归档范围和档案保管期限表，经镇班子会议审定，报县档案主管部门审核同意后执行。机构或职能发生重大变化时应当及时修订并重新报审。 

第十七条  归档的文书类、科技类、会计类、声像类、电子文件等文件材料按照有关规章、标准区分类型，分别整理。

实物类按照实物类别或保管期限，以件为单位进行整理。

在专项工作中形成的文件材料，按有关规定进行整理。

第十八条  镇机关各条线、各村档案人员要树立“应收尽收”“随办随收”的档案意识，及时收集、初步整理、动态清查相关文件材料，做到齐全完整。

应当收集归档的文件材料，任何部门和个人不得拒绝移交归档或据为己有。

第十九条  镇档案工作部门应当于每年底前向镇机关各条线发工作提示，告知当年度各类文件材料归档要求、时限等。镇机关各条线档案员应当于2月底前经条线分管领导审核后将上一年度各类档案资料移交镇综合档案员归档。重要材料随时移交。未按时完成移交的由镇村档案工作领导小组组长进行督办。

归档时间有特殊规定的，从其规定。 

第二十条  根据“村档镇管”工作原则，各村档案员应当于每年3月底前经村书记、联村干部审核后将上一年度各类档案资料移交镇档案工作部门统一管理，由镇综合档案员负责接收。重要档案随时移交。村党支部可以保存档案数字化成果、档案电子目录等检索工具以方便利用。村级档案所有权归村集体所有。

村级组织换届选举后10日内，应当履行档案移交手续。必要时可以在选举前将档案暂存镇档案库房。

归档时间有特殊规定的，从其规定。

第二十一条  镇机关各类文件材料移交归档时，由镇机关各条线档案员与镇综合档案员办理交接手续，双方应当根据档案资料目录共同清点，核对无误后共同在档案资料移交清单上签字。

第二十二条  各村档案移交归档时，由各村档案员与镇综合档案员办理交接手续，双方应当根据档案资料目录共同清点，核对无误后共同在档案资料移交清单上签字盖章。

重要档案、涉密档案的移交归档需由镇村档案工作领导小组组长或副组长在场见证监督。 

第二十三条  镇村档案工作领导小组应当加强对档案收集归档工作的检查监督，除平时不定期检查外，于每年4月份定期组织镇纪委相关人员、镇综合档案员及部分业务人员对归档的上一年度档案资料进行集中联审，提升档案收集归档完整度。

第五章 档案集中保管和提供利用

第二十四条  镇机关、各村档案由镇档案工作部门集中统一保存、管理、利用。

应当移交县档案馆保管的档案，镇档案工作部门应当在规定时限内移交。电子档案移交按照国家有关规定执行。

涉密档案的管理应当符合保密管理规定。

第二十五条  镇机关、各村要做好档案日常管理工作，形成完整的档案案卷，每年新增档案及移交档案均形成清单。

第二十六条  镇村档案工作领导小组应当对已达到保管期限的档案进行鉴定，经鉴定确无保存价值的档案可以按规定予以销毁，鉴定报告与销毁清册永久保存。

各村档案鉴定销毁工作应当在镇村档案工作领导小组的领导下，制定档案鉴定销毁方案报其审批。

第二十七条  鉴定工作由镇村档案工作领导小组组长或副组长、档案人员和相关部门人员组成鉴定小组进行。

涉密档案的鉴定工作按有关规定执行。 

第二十八条  镇村干部因工作原因到镇档案库房查档，需经条线分管领导同意；查阅重要档案的，需经镇主要领导同意。

群众因个人原因到镇档案库房查档，如查阅本人档案的，需验证身份证、说明查档原因；如查阅集体或他人档案的，需经各村党支部、村委会开具介绍信。

以上查档工作均由镇综合档案员登记后代为查档，或在镇综合档案员现场监督下由其查档，不允许个人单独自行查档。

档案原件原则上不得带离，可按规定允许复印、摘录等。确需带离借阅的，需报镇村档案工作领导小组组长审批同意，借阅人须按借阅期限及时归还档案资料，不得折叠、涂改、抽撕、拆卷等，确保档案资料的安全和完整。

涉密档案的提供利用按有关规定执行。

第六章 档案数字化和服务外包管理

第二十九条  镇党委、政府应当加强档案数字化工作，积极推进OA系统及各类网办行政权力事项电子文件归档和规范化数字档案室建设。将档案查阅服务纳入镇365窗口服务事项，并引导查档人员运用“浙里办”等数字化平台进行提交和查阅。

第三十条  镇机关、各村应当配置必要的档案数字化设施设备。镇档案工作部门统一对镇村重点存量档案进行数字化，实现镇村档案数字化全覆盖。常态化开展每年新增镇村重点档案数字化工作。

第三十一条  镇档案工作部门委托档案服务企业进行档案实体整理及数字化服务的，应当经过资质审核、询价对比后，提出意向名单，报镇主要领导审批同意或提交镇班子会议审议通过后，方可确定委托关系。

服务费用及支付程序按相关财务制度执行。

第三十二条  镇档案工作部门应当加强对档案服务企业工作质量、进度和档案安全的检查监督，发现问题及时督促整改。

第三十三条  如档案服务企业在服务中造成档案损毁、遗失、泄密等事故，镇档案工作部门将其列入“黑名单”，并扣罚服务费用，情节严重的追究其法律责任，并报县档案主管部门备案提级惩戒。 

第七章 保障与监督

第三十四条  镇党委会议或镇班子会议每年至少听取一次镇村档案工作专题汇报，对镇村档案工作中遇到的重大困难问题及时研究、协调解决。

第三十五条  每年举行至少一次镇村档案工作培训活动或专题会议，提升镇村干部尤其是档案员工作水平。支持镇村档案员参加县级以上相关培训活动。

对上级涉及档案工作相关文件和会议精神，利用镇村干部会议、周一夜学等场合及时进行传达学习和贯彻落实。

第三十六条  镇党委、政府将档案工作纳入镇、村干部年度考核内容。对在档案工作中作出突出贡献的镇村档案员和其他组织、个人，由镇党委、政府给予表彰和奖励，并推荐县级以上相关评选和表彰活动。

被镇村档案工作领导小组组长督办2次以上，或被县档案主管部门检查通报批评2次以上的，当年不得评先评优。

第三十七条  档案移交不及时、不彻底的，对相关责任人员进行批评教育和督办整改。将档案据为己有、拒不移交归档或发生重要档案损毁、遗失、泄密等事故的，严格依纪依法对相关责任人员进行追责问责。

第三十八条   本办法自2022年8月5日起施行。与上级规定不一致的地方，按上级规定执行。

附件1：镇机关档案资料归档范围和保管期限表（常用类别）

附件2：村级档案资料归档范围和保管期限表（常用类别）

附件3：镇机关各条线档案移交清单

附件4：村级档案移交清单

 附件1-4.docx